Как проходит тимбилдинг в Retail Rocket и почему мы выбрали Team Canvas

Грамотный тимбилдинг позволяет синхронизировать цели команды, определить общие ценности и приятно провести время. В Retail Rocket уделяют много внимания командной работе и продуктивной обстановке в коллективе, стремясь использовать лучшие мировые практики. В начале года мы искали инструмент для сплочения команды разработчиков, который был бы и максимально полезным, и позволил бы пообщаться в нерабочей обстановке, лучше узнав друг друга. И мы его нашли.

Часть наших сотрудников находится в Москве, другая часть ― работает удаленно. Есть у нас и новенькие, которые присоединились к команде менее полугода назад. Общаемся мы в основном через Telegram, Skype и email. Для решения рабочих вопросов этого вполне хватает, но для создания эффективной и дружной команды нужна и офлайн-составляющая. Какой из форматов общения выбрать? Мы решили попробовать инструмент Team Canvas и ничуть об этом не пожалели.

Автор иллюстрации Кристина Ставина, менеджер проекта команды верстки Retail Rocket

Что это такое? 

Team Canvas ― инструмент, предназначенный для улучшения командной работы и прояснения мотивации каждого из участников. Он повышает прозрачность внутри команды и помогает всем быть на “одной волне”. Использование этого фреймворка позволяет:

• Сформировать команду, когда мы набираем новичков и вводим их в коллектив. Важно, чтобы новый сотрудник быстро освоился, понял цели и ценности команды и знал, к кому обращаться по тем или иным вопросам;

• Уточнить цели и способы повысить производительность. Бывают моменты, когда команда чувствует, что застряла и ей необходимо развитие. Или когда она берется за новый проект, и ей предстоит большой объем работы в ограниченные сроки;

• Проводить регулярные встречи для выравнивания общего понимания происходящего, синхронизации работы и повышения прозрачности процессов внутри команды.

Есть две версии фреймворка Team Canvas: базовая

и основная (полная версия)

Мы решили использовать полную версию, но об этом чуть позже.

Как применяют Team Canvas

Перед тем, как начать тимбилдинг, следует рассказать участникам цель и особенности мероприятия. Важную часть составляют правила поведения: никто не должен перебивать, критиковать чужие высказывания, использовать смартфоны и отвлекаться. Говорить можно только по одному. 

Затем переходим непосредственно к фреймворку. Ведущий называет каждый пункт и рассказывает, о чем он. На каждый пункт выделяется определенное количество времени. В полной версии фреймворка используются следующие пункты:

• Люди и роли (5 минут). Как нас зовут? Какие роли у нас в команде? Вариантами ответов могут быть: ведущий разработчик, системный аналитик и т.д.
• Общие цели (10 минут). Чего мы как команда хотим достичь? Какова наша главная цель, которая выполнима, измерима и ограничена во времени? Например: улучшить инфраструктуру к концу года или запустить новый продукт к концу весны.
• Личные цели (5 минут). К чему стремится в своей жизни каждый участник? Какими собственными целями хочет поделиться с командой? Возможные ответы: выступление на конференции с новой технологией, освоение нового языка программирования.
• Ценности (10 минут). Что движет участниками для достижения общей цели? Как команда должна выделяться в компании или в обществе? Каковы в ней руководящие принципы? Каковы общие ценности, которые несет команда? Например: свобода, честность, открытость, взаимоуважение.
• Назначение (10 минут). Почему и для чего команда делает свою работу? В чем ее предназначение? Почему участники делают что-то в первую очередь? Что заставляет их следовать общей цели? Примеры: желание стать лидером на рынке, создание качественного продукта в постоянно меняющихся условиях, формирование комфортного места для самореализации.
• Сильные стороны и активы (15 минут). К ним относятся как профессиональные навыки (hard skills), так и дополнительные активы (soft skills). Какие из них помогут достичь общих целей? Какие сильные стороны есть у участников и у команды в целом? Ответами могут быть: огромная экспертиза в нашей области, хорошая коммуникация внутри команды, нацеленность на постоянное развитие.
• Слабые стороны и риски (15 минут). Какие имеются риски? С какими препятствиями команда может столкнуться? Варианты: недостаток людей, “оторванность” от других команд, слабая предсказуемость, неопределенность. 
• Потребности и ожидания (10 минут). Чего не хватает команде? Что нужно, чтобы укрепить свои сильные стороны и противодействовать своим слабостям? Как каждый участник команды может помочь другому? Примеры: дальнейшее развитие и обучение, выполнение всего цикла проекта, а не его части, расширение команды.
• Правила и практики (10 минут). Какие у команды имеются правила, практики, а каких не хватает для решения вопросов из предыдущих разделов? Как участники общаются и принимают решения? Какие новые правила или встречи следует ввести? Примеры вариантов: daily митинги, poker planning, ретроспективы, совместные чтения, парное программирование, еженедельные демо для продуктовых команд.
• Завершение. В конце сессии ведущий просит поделиться впечатлениями: что понравилось, о чем новом узнали, что можно улучшить в следующий раз. 

После мероприятия необходимо зафиксировать всю информацию в электронном и печатном виде. У всех членов команды обязательно должен быть доступ к Canvas’у. Возможно, участники захотят что-то дополнить или предложить идеи для закрытия слабых сторон или ожиданий, зафиксировать новые практики и правила.

Автор иллюстрации Кристина Ставина, менеджер проекта команды верстки Retail Rocket

Как мы провели Team Canvas в Retail Rocket

На сплочение команды разработчиков мы отвели целую рабочую пятницу. Удаленным сотрудникам организовали перелет и проживание, заодно познакомили их с московским офисом. 

Офис стал местом проведения тимбилдинга. Мы заранее подготовили в нем большую доску с расчерченной формой Team Canvas, фломастеры, стикеры, комфортные места. Обычно подобные мероприятия занимают около двух часов, поэтому, чтобы не утомиться, важно вовремя сделать перерыв.  В перерыве участников ждали пицца, закуски и напитки для подкрепления.

Team Canvas занял у нас примерно два с половиной часа, плюс 20-минутный перерыв. Использовали полную версию фреймворка, так как основной костяк команды ― это постоянно ищущие новое и стремящиеся к развитию люди, многие из которых работают в компании практически с ее основания. У нас не было сомнений, что команда справится со всеми этапами работы, и мы не ошиблись.

Сложнее всего далось формирование ценностей и назначения. Участники высказали много разных предложений и точек зрения. Выделить общие формулировки, которые бы устроили всех без исключения, оказалось непросто. Например, если мы понимаем, что хотим «выпускать лучший продукт», сразу возникают вопросы: лучший по каким критериям, лучший в какой области/отрасли, что мы вообще вкладываем в понятие «продукт» и т.д. Только после обсуждения всех аспектов удалось найти такую формулировку, с которой согласилась вся группа.

Интересные и полезные инсайты дало заполнение личных целей и раздела «Ожидания и потребности». Оказалось, что у всех разное восприятие окружения, степени комфорта офиса и скорости собственного развития. Было важно услышать и зафиксировать мнение каждого.

После Team Canvas в качестве неформальной части тимбилдинга мы устроили соревнование по заездам на картинге и пообщались на нерабочие темы. На этом решили не останавливаться и отправились в бар поиграть в «Мафию». В неформальной обстановке многие открылись с новой стороны, что еще больше укрепило командный дух.

Автор иллюстрации Кристина Ставина, менеджер проекта команды верстки Retail Rocket

Выводы

Team Canvas отлично справился с задачей. Нам удалось обсудить важные вещи, услышать точку зрения каждого, сформировать общее понимание целей, ценностей и назначения команды. Отзывы о встрече оказались исключительно положительными. Все отметили важность неформальных встреч, так как они способствуют улучшению коммуникации, делают нахождение в коллективе более комфортным и улучшают атмосферу в целом.

Теперь мы:

1. Планируем проводить Team Canvas для других команд. До ухода на изоляцию успели провести только для разработчиков и аналитиков. С нетерпением ждем, когда вернемся в офис 🙂
2. Сделать эти мероприятия регулярными. Пока договорились встречаться раз в полгода. Слишком часто проводить такие фреймворки не нужно, поскольку нужно время на рефлексию, но слишком затягивать не стоит, чтобы команда осталась мобильной и гибкой. Рынок и общество быстро меняются, в команде также происходят изменения: появляются новые цели, потребности, практики. 
3. Работать с готовыми Team Canvas команд. Мы распечатали и повесили Team Canvas в офисе на видном месте: все, кто идут за чаем с печеньками, видят плакат формата А1. Также team-лиды анализируют личные цели, потребности/ожидания и включают эти желания в индивидуальные планы развития (ИПР) сотрудников. А точки роста обсуждаем на ретроспективах, внедряем правила, которые помогут закрыть возникшие на Team Canvas вопросы.

А какими фреймворками и практиками пользуетесь вы?