Как адаптационное интервью меняет бизнес и мотивирует сотрудников – Retail Rocket

Содержание

Что такое адаптационное интервью?
Зачем нужно адаптационное интервью сотруднику и компании
Выстраивание адаптационного процесса: опыт Retail Rocket
Влияние адаптационного интервью на бизнес
Чек-лист: выстраивание адаптационного процесса

Наталья Трубина, HR-директор Retail Rocket, рассказывает об одном из важнейших инструментов для работы с новыми кадрами – адаптационном интервью и его влиянии бизнес-показатели компании.

Что такое адаптационное интервью?

Адаптационное интервью — это разговор с новым сотрудником, который помогает понять, как он чувствует себя в компании, что его тревожит, и что можно улучшить в его работе и адаптации. Представьте: человек только пришел в новый коллектив, вокруг всё новое и незнакомое, а в голове тысяча вопросов и сомнений. В этот момент важна поддержка, и адаптационное интервью — это как раз про это.

Пример:

Света пришла работать в маркетинговое агентство. Через неделю после старта с ней встретилась HR Марина. Вместо стандартного «как дела?» Марина спросила: «Света, какие задачи тебе даются легче, а где ты застряла?», «Есть ли что-то, что тебя напрягает?», «Как тебе коллеги, удобно с ними работать?». Света честно сказала, что не понимает, как здесь принято писать отчеты, боится ошибиться и не знает, у кого спросить совета. Через два дня ей выделили наставника и провели мини-тренинг по внутренним стандартам. Света почувствовала уверенность и уже через месяц сама помогала новичкам.

Зачем нужно адаптационное интервью сотруднику и компании

Чтобы период адаптации сотрудника проходил максимально эффективно, сотрудники HR-отдела некоторых компаний проводят одно или серию интервью, которые включают в себя блоки по организационной, социальной и профессиональной адаптации.

Часто в профессиональных источниках можно прочесть о необходимости проведения адаптационного интервью с новыми сотрудниками. Могу сказать, что практикуется это далеко не во всех компаниях. Зачастую интервью сводится к 5-минутному разговору, начинающемуся и заканчивающимся абстрактным вопросом: «Ну как ты?».

К сожалению, многие HR-специалисты вообще мало контролируют процесс адаптации, в основном уделяя внимание вопросу успешного освоения профессиональных навыков. Причин множество: слишком высокая занятость, большая текучка, огромное количество вакансий и других задач в работе. На мой взгляд, это серьезное упущение.

Правильно составленное и проведенное интервью имеет неоспоримые плюсы:

Для сотрудника	Для компании
Чувствует заботу со стороны компании, понимает, что его готовы слышать	Есть возможность своевременно выявить потенциальные зоны напряжения и возможное недовольство сотрудника
Понимает, что компании действительно интересен его взгляд на существующие процессы, идеи и предложения по улучшению «узких мест»	Появляется возможность своевременно скорректировать взаимодействие сотрудника и его непосредственного руководителя/наставника
Получает реальную возможность участвовать в важных процессах, влиять на развитие и жизнь компании	Получает рабочий инструмент для измерения положительной/негативной динамики в процессе адаптации, а также изменения настроения и лояльности сотрудника

Чтобы получить вышеуказанные преимущества, необходимо помнить о том, как правильно работать с этим инструментом:

Важно четко сформулировать цели и правила проведения проведения интервью;
Вопросы должны быть разнообразными и касаться разных областей жизни компании;
По возможности нужно внедрять идеи, высказанные сотрудником в ходе интервью;
Фиксировать все сказанное дословно. Задавать уточняющие вопросы, чтобы правильно понять информацию и ничего не упустить;
Обязательно прорабатывать полученные результаты с непосредственным руководителем сотрудника.

Выстраивание адаптационного процесса: опыт Retail Rocket

2 года назад, до моего прихода в Retail Rocket, HR-службы не было вообще. Перед бизнесом остро стоял вопрос выстраивании всех соответствующих процессов. В первую очередь это касалось построения системы адаптации персонала, а также совершенствования профессионального обучения новых сотрудников с целью повышения качества и скорости адаптации.

В рамках решения вышеуказанных задач было внедрено адаптационное интервью. Процесс разработки включал определение целей, длительность его проведения и последующие этапы работы с полученной информацией. За период испытательного срока (как правило 3 месяца) с новым сотрудником проводится 3 встречи:

1. Первое интервью проводится после первой недели работы.

Это самый тяжелый период для человека в компании: обрушивается поток новой информации, необходимо взаимодействовать с большим количеством незнакомых людей, не всегда понятны и прозрачны принятые бизнес-процессы и правила. Сотрудник остро нуждается в поддержке.

Интервью содержит 2 блока и 17 вопросов, охватывающих социализацию и обучение. Предполагаемая продолжительность разговора не превышает 15 минут. Важно понять насколько комфортно сотруднику внутри компании. Совпали ли его ожидания о непосредственных задачах с реальностью? Насколько сложившееся представление о компании при прохождении отборочных собеседований соответствует действительности? Также необходимо выявить плюсы и минусы внутреннего обучения.

2. Вторая встреча проходит на экваторе испытательного срока – через полтора месяца с начала работы сотрудника.

К этому времени у него уже формируется понимание его функционала, особенностей бизнес-процессов, а также складывается круг общения и представление о своем месте в компании.

Интервью значительно расширено: здесь 42 вопроса, объединенных в 6 блоков: подключаются вопросы, связанные с адаптацией в коллективе, вводом в должность, профессиональными успехами и мотивацией. В среднем вторая встреча занимает 1 час. Основная задача – выявить уровень лояльности сотрудника к компании. Как он понимает свои задачи и цели отдела? Достаточно ли, на его взгляд, информации о функционале и работе компании? Важно определить насколько сотрудник социально адаптирован, ладит ли он с непосредственным руководителем и командой, в которой работает. Также блок содержит вопросы о самооценке собственной эффективности, готовности работать самостоятельно, понимания материальной мотивации и перспектив профессионального роста.

3. Третье интервью проводится в последнюю неделю испытательного срока.

Спустя 3 месяца при правильном подходе к процессу адаптации новый сотрудник уже полностью социализируется в компании и готов к выполнению профессиональных задач самостоятельно.

Это интервью самое долгое и занимает около полутора часов. Во многом вопросы пересекаются со второй встречей, но они направлены на подведение итогов испытательного срока. Важно снова спросить сотрудника о том, как можно улучшить бизнес-процессы, правила работы и жизнь компании в целом.

После каждого интервью проводится встреча с непосредственным руководителем сотрудника, где обсуждаются выявленные зоны напряжения и разрабатываются шаги для их устранения. Руководитель получает помощь в построении качественных рабочих отношений, а компания понимает, как можно улучшить систему адаптации в целом. Таким образом, все стороны получают необходимую поддержку.

Влияние адаптационного интервью на бизнес

Как адаптационное интервью глобально влияет на бизнес? По своему опыту могу выделить следующие составляющие:

Значительно увеличивается процент успешного и досрочного прохождения испытательного срока. Компания получает возможность быстрее вернуть инвестиции, вложенные в поиск и вывод нового человека на работу, его обучение в период адаптации;
Снижение текучки персонала, а значит и снижение затрат на поиск замены и адаптацию новых сотрудников;
Устанавливаются более доверительные отношения между сотрудником и руководителем. Сотрудник не боится подойти с вопросом к руководителю. Таким образом, совершается меньше ошибок, сотрудник накапливает положительный опыт работы, что в дальнейшем позитивно сказывается на компании в целом.
Выстраивается понятный процесс получения обратной связи: насколько правильно выстроенные процессы и какие есть «узкие места», сдерживающие рост. Развитие компании становится постоянным и компания может оперативно вносить необходимые изменения;
Возникает возможность получать новые идеи, улучшающие бизнес;
Растет количество вовлеченных и лояльных сотрудников;
Растет мотивация сотрудников, как следствие повышается их эффективность;
У компании появляется больше времени на поиск замены сотруднику, если о рисках становится известно заранее;
Происходит развитие управленческих компетенций руководителей, так как они сразу получают обратную связь о выявленных проблемах в период адаптации и способами работы с ними.

И немного цифр из практики Retail Rocket после внедрения адаптационного интервью:

Число новых сотрудников, успешно прошедших испытательный срок, выросло на 59%
Число новых сотрудников, прошедших испытательный досрочно, составило 24%

Безусловно, эти цифры получились не только за счет адаптационных интервью, но и благодаря выстроенной системе подбора, правильного формирования заявки на поиск специалиста и тщательной проработки профиля кандидатов.

Чек-лист: выстраивание адаптационного процесса

✅ Определите задачи адаптации и обучения новых сотрудников.
Если у вас еще нет системы адаптации, в первую очередь поставьте задачу создать её с нуля и наладить процесс профессионального обучения новичков.

✅ Внедрите адаптационное интервью с четкими целями и структурой.
Разработайте структуру интервью, определили, какие вопросы и темы важны для оценки адаптации и обучения сотрудника.

✅ Проведите первое интервью через неделю после начала работы для оценки комфортности и совпадения ожиданий.
Через неделю работы проведите интервью, спросите, как новичку даются задачи, понятно ли обучение, всё ли устраивает в компании.

✅ Проведите второе интервью через полтора месяца для оценки адаптации, уровня лояльности и мотивации.
На середине испытательного срока выясните, как сотрудник справляется с задачами, ладит ли с коллегами, что его мотивирует или демотивирует.

✅ Проведите третье интервью в последнюю неделю испытательного срока для подведения итогов и сбора предложений по улучшению.
В конце испытательного срока обсуждите, что удалось, какие остались вопросы, и что можно изменить в работе компании для лучшей адаптации будущих сотрудников.

✅ После каждого интервью обсудите результаты с руководителем и определите шаги для устранения проблем.
После каждого интервью менеджер встречается с руководителем, рассказывает, что беспокоит сотрудника, и предлагает действия для улучшения ситуации.

✅ Поддерживайте обратную связь с сотрудником и корректируйте адаптационный процесс по мере необходимости.
На основе полученных данных меняйте подходы в обучении, корректируют процессы, добавляют новые элементы поддержки для новичков.