Как сделать программу лояльности для сотрудников без сложной разработки

Международная сеть кофеен Cofix использует платформу управления лояльностью Retail Rocket Group, чтобы начислять баллы клиентам в приложении Cofix Club. У компании появился запрос — сделать программу лояльности для работников, чтобы вознаграждать их за выполнение KPI.

Готовых решений на рынке не было, а собственная разработка требует слишком больших вложений. Поэтому Cofix и Retail Rocket Group решили переиспользовать функциональность платформы управления лояльностью, чтобы реализовать и автоматизировать мотивационную программу.

Что такое программа лояльности для сотрудников?

Программа лояльности для сотрудников — это система, которая помогает компании поощрять работников за достижение конкретных целей. Такая программа работает как внутренний механизм мотивации. Вместо обычных зарплат и премий сотрудники получают бонусы за выполнение задач, выполнение KPI или другие полезные для компании действия.

Пример Cofix показывает, как можно адаптировать такую программу без больших вложений. Компания использует платформу лояльности для клиентов, чтобы мотивировать своих бариста. Внутри приложения для сотрудников Cofix Connect, каждый может отслеживать свои KPI: сколько товаров продано, какой средний чек, и как выполняются личные и командные цели.

Сотрудник видит свой прогресс и знает, за что получит вознаграждение — конкретные баллы, которые можно потратить на подарочные карты или еду в кофейне. Это делает процесс простым и прозрачным. Нет абстракций вроде «хорошо поработал — молодец». Всё чётко: сделал нужное — получил бонус.

Цели программы лояльности для работников Cofix

1. Повышение мотивации. Основная задача программы — стимулировать сотрудников к выполнению KPI. Работники получают конкретные задачи и видят, за что их будут поощрять.
2. Прозрачность и честность вознаграждений. В программе чётко прописаны условия: что нужно сделать и какой бонус за это получить. Это устраняет субъективность и делает систему мотивации более прозрачной для сотрудника.
3. Упрощение управления KPI. Программа позволяет менеджерам Cofix отслеживать выполнение ключевых показателей в режиме реального времени. Им не нужно вручную проверять результаты или заполнять сложные отчёты. Всё автоматизировано, что экономит время и снижает вероятность ошибок.
4. Снижение текучести кадров. Когда сотрудники получают конкретные бонусы за выполненные задачи, они чувствуют себя частью команды и больше привязаны к компании. Это помогает удерживать работников, сокращая текучесть кадров.
5. Формирование здоровой конкуренции. Программа включает соревновательные элементы, где разные команды кофеен могут бороться за выполнение целей. Это создаёт дополнительный стимул для улучшения результатов и сплочённости внутри команды.
6. Простота интеграции и управления. Использование готовой платформы лояльности позволяет Cofix избежать сложной разработки и дополнительных расходов. Программа легко адаптируется под нужды компании и работает в режиме self-service, что упрощает её поддержку и обновление.

Как модернизировали стандартную механику

Для программы мотивации сотрудников необходимо было создать удобную систему, с помощью которой менеджеры Cofix могли бы управлять KPI и автоматически распределять вознаграждения для бариста. Это удалось сделать с использованием механики «Акций» внутри платформы управления лояльностью Retail Rocket Group.

Механика «Акций» доступна всем пользователям платформы и была разработана для отслеживания дополнительных метрик маркетингового воздействия. Партнёры нашли способ модернизировать эту механику для запуска программы мотивации сотрудников Cofix, чтобы:

• настраивать типы и виды KPI — командные и личные, объём выручки, количество проданных позиций, средний чек и так далее;
• указывать период выполнения цели — день, неделя, месяц, квартал;
• добавлять конкурсы — специальные форматы, в которых кофейни соревнуются между собой при выполнении целей.

С помощью атрибутов механики «Акции» менеджеры Cofix выбирают KPI, а также локации, конкретных сотрудников и количество баллов для вознаграждения. Когда акция запускается, она начинает автоматически отслеживать покупки. Вся система работает в режиме self-service.

Как работает программа мотивации сотрудников

Сеть Cofix интегрирована с платформой управления лояльностью Retail Rocket Group с помощью двух кабинетов. Во-первых, платформа используется для начисления баллов по программе лояльности в приложении для клиентов Cofix Club. Во-вторых, платформа осуществляет расчёт KPI в рамках программы мотивации в приложении для сотрудников Cofix Connect. 

Когда продажа фиксируется на кассе, информация о транзакции передаётся в кабинет Cofix, где работает программа лояльности для клиентов Cofix Club. Покупателю начисляются бонусные баллы. После, данные передаются в кабинет Cofix Connect, где рассчитывается программа мотивации для сотрудников. Алгоритм проверяет, начислять ли бариста баллы за конкретную транзакцию и участвуют ли товары из чека в запущенной акции.

Благодаря подробной статистике можно узнать, сколько товаров участвовало в акции, какой был средний чек покупок и другие метрики. На основе этой информации принимается решение о начислении баллов сотрудникам. Информация передаётся в приложение Cofix Connect, которым пользуются сотрудники: какой KPI и прогресс по его выполнению.

Как бариста получают вознаграждения за бонусы

По закону Российской Федерации Cofix не может премировать сотрудников деньгами, потому что компания работает по франшизе, и у них нет прямого трудового контракта с бариста всех кофеен. Но есть несколько возможностей — награждать работников баллами, которые можно обменять на промокоды у партнёров или на любую позицию в меню Cofix.

Выдача бонусов происходит с помощью подарочных карт сервиса Giftery или позиций из меню Cofix. Приложение Cofix Connect получает список подарочных карт, их описание, номиналы и промоизображения. Сотрудник заказывает подарочную карту, Cofix Connect отправляет запрос в платформу управления лояльностью Retail Rocket Group, чтобы списать определённую сумму бонусов. После успешного списания Cofix отправляет в Giftery команду о выдаче промокодов. 

Подготовка отчётов по НДФЛ для налоговой

Если человек получил подарочные карты на сумму свыше 5000 рублей в год, то он должен заплатить налог НДФЛ. Подготовка документов и отчётов для налоговой — сложный процесс. Перекладывать его на сотрудников кофеен не самое хорошее решение. Есть риск, что сотрудник забудет сделать это вовремя или ошибётся при заполнении и получит проблемы с налоговой. Поэтому подготовка отчётов по НДФЛ для налоговой происходит прямо в платформе управления лояльностью Retail Rocket Group.

На стороне приложения Cofix Connect в анкету сотрудника были добавлены новые поля: гражданство, ИНН, серия и номер паспорта. Заполнение этих полей — обязательное условие для начала процесса покупки подарочной карты.

Гражданство, ИНН, серия и номер паспорта сотрудников стали атрибутами пользователя в программе мотивации Cofix. Используя эти данные и информацию о покупках подарочных карт за бонусы, автоматизировали создание отчёта для подготовки деклараций в налоговую.

Подарочные карты не единственный способ потратить бонусы в Cofix Connect

Сотрудники кофеен могут потратить бонусы на позиции из меню Cofix. Для этого в приложение Cofix Connect добавили меню за баллы и все связанные с этим сценарии: покупку, отмену, замену купонов по меню за баллы. Вот как это работает на практике:

• При приёме на работу, редактировании данных сотрудника или увольнении данные отправляются в 2 личных кабинета в платформе управления лояльностью: Cofix Club и Cofix Connect.
• В аккаунтах у пользователей единый идентификатор Employee_ID. Номера телефонов или email решили не использовать, так как у сотрудника может быть «гостевой» аккаунт участника программы лояльности Cofix Club, а смешивать их нельзя.
• Всем сотрудникам присваивается тег Cofix_employee, на который настроены акции с подарочными позициями меню.
• При покупке позиции меню за баллы его SKU записывается в атрибут пользователя Bonus Dish сразу в двух аккаунтах. При отмене купона изменения также отправляются в оба аккаунта.
• В аккаунте Cofix Club настроены специальные акции, отвечающие за выдачу подарков по меню за баллы. Эти акции действуют только на пользователей с тегом Cofix_employee. Благодаря этому Cofix может разделить акции на скидки гостей и скидки сотрудников.
• Сотрудник открывает Cofix Connect, покупает блюдо за бонусы и получает купон со штрихкодом Employee ID. Этот штрихкод сканируется на кассе, после чего заказанная за баллы позиция выдаётся в подарок.
• После проведения транзакции с помощью вебхуков данные о бонусных блюдах учитываются в аккаунтах Cofix Club и Cofix Connect.
• Благодаря специальным атрибутам в акциях все понесённые владельцем кофейни затраты на выданные подарки компенсируются управляющей компанией Cofix.

Две программы лояльности — одно окно

Сеть кофеен Cofix в одной платформе управления лояльностью Retail Rocket Group смогла решить две бизнес-задачи: удерживать клиентов и мотивировать сотрудников. Это получилось реализовать без сложной разработки, с помощью модернизации стандартных механик.

Основные выводы

Что нужно запомнить перед внедрением программы лояльности для сотрудников:

1. Используйте существующие инструменты. Адаптация готовых решений, как, например, использование клиентской платформы для сотрудников, сэкономит время и деньги.
2. Автоматизируйте процесс. Программа должна сама отслеживать выполнение KPI и распределять вознаграждения, чтобы не тратить ресурсы на ручное управление.
3. Прозрачные правила. Сотрудники должны чётко понимать, за что и как они получают баллы.
4. Мотивация через вознаграждения. Придумайте реальные бонусы, которые мотивируют: подарочные карты, промокоды или меню за баллы.
5. Простота внедрения. Программа должна быть простой в управлении и работать в режиме self-service.
6. Юридические ограничения. Например, если ваша компания работает по франшизе и не может выплачивать денежные премии напрямую, нужно продумать альтернативные варианты вознаграждений, как бонусы или подарочные карты.