Как запустить кобрендовую акцию и не поссориться с партнёрами: опыт Cofix

Запустить кобрендовую акцию сложно. Надо не только договориться с брендом-партнёром, но и придумать, как компенсировать франчайзи потерю маржинальности от маркетинговой активности. Для этого нужно вручную отследить каждый чек, понять, какая позиция меню была продана по акции, какая себестоимость производства и так далее. Как эту проблему решили в сети кофеен Cofix, рассказываем в статье.

Как автоматизировать проведение кобрендовой акции

Чтобы провести кобрендовую акцию, нужно, как минимум, выполнить следующие действия:

• Договориться с брендом-партнёром.
• Компенсировать франчайзи потерю маржинальности при запуске маркетинговой активности.
• Отследить (вручную!) каждый чек.
• Понять, какая позиция меню была продана по акции. 
• Определить себестоимость производства.
• Осуществить все расчёты и бухгалтерские проводки.

Чтобы не выжечь работников такой муторной работой, в Cofix решили автоматизировать весь процесс запуска и подведения итогов кобрендовых акций с помощью платформы управления лояльностью Retail Rocket Group.

Настройка кобрендовой промокампании

Сначала специалисты Cofix определили, какая информация потребуется для быстрой сборки отчёта по итогам проведения кобрендовой акции. На основе этих данных в настройки акций в платформе управления лояльностью Retail Rocket Group были добавлены специальные атрибуты, которые отслеживали сумму компенсаций, данные по договору и категорию бюджета. 

Какие атрибуты добавили в настройки акции:

Cofix Compensation. Сумма, которую партнёр по кобренду компенсирует Cofix. Возможные значения:— Shelf Price («полочная» цена акционного товара) от 1 до 100%;— StoreCOGS (себестоимость акционного товара) от 1 до 100%	Franchise Compensation. Сумма, которую Cofix компенсирует владельцу франшизы. Возможные значения:— Shelf Price («полочная» цена акционного товара) от 1 до 100%;— StoreCOGS (себестоимость акционного товара) от 1 до 100%
Contract number. Номер договора о кобренде. Пригодится для 1С ERP	Contract date. Дата заключения договора о кобренде. Пригодится для 1С ERP
Budget. Позволяет задать внутреннюю для Cofix категорию бюджета. Бывает операционным, Trade Marketing и другим.	Partner_TAX_ID. ИНН партнёра кобренда.

Обработка данных и подведение итогов по кобрендовой акции

Когда акция запускается, платформа управления лояльностью Retail Rocket Group фиксирует применение скидок. DWH Cofix забирает данные о всех проведённых заказах. Внутренняя система обработки данных Cofix находит те заказы, которые участвовали в кобрендовой акции. В этом помогают добавленные в настройки акции дополнительные атрибуты.

В DWH Cofix полученные данные валидируются с данными от кассовой системы iiko. Одновременно они дополняются информацией о себестоимости из ERP-системы. После валидации данных DWH Cofix подготавливает таблицу для бухгалтерского модуля.

Как переиспользовать механику проведения кобрендовой акции

Механику проведения кобрендовой акции можно использовать для оптимизации других процессов.

Упростить процесс компенсации заказов тайных покупателей

В Cofix работает команда контроля качества, которая каждый день посещает кофейни, чтобы дегустировать качество напитков и еды. Эти блюда и напитки нельзя взять бесплатно у владельцев кофеен. Их стоимость нужно компенсировать.

Раньше процесс списания блюд и напитков требовал вовлечения сотрудников, бухгалтеров франчайзи. После доработки стало так: представитель команды контроля качества делает заказ, сканирует код сотрудника, и на этот заказ прилетает скидка 100%.

Все подарочные блюда фиксируются программой лояльности благодаря тем же атрибутам, что были указаны в настройках акции в платформе управления лояльностью Retail Rocket Group. При подведении итогов 1С ERP Cofix понимает, что при дегустации будет компенсирована себестоимость продукции из бюджета операционного отдела управляющей компании Cofix.

Запуск компенсаций за использование бонусов из программы мотивации команд кофеен Cofix Connect

Ранее мы рассказывали о запуске программы мотивации сотрудников кофеен под названием Cofix Connect. Управляющая компания Cofix выставляет KPI на команды каждой кофейни. При выполнении плана сотрудники получают бонусы, которые можно потратить на покупку подарочных карт от партнёров или еды и напитков в кофейнях Cofix.

Cofix Connect — система мотивации, запущенная от имени управляющей компании. Поэтому было бы крайне странно, если бы бонусы начисляла управляющая компания, а скидки выдавал бы франчайзи. Чтобы избежать этой ситуации, были добавлены атрибуты, которые помогают отслеживать бонусные блюда и напитки.

Команда Cofix решила вопрос, заложив компенсацию себестоимости и статью бюджета «Система мотивации». Получился win-win-win — идеальное решение для франшизного бизнеса:

• сотрудники могут получать в подарок любую позицию из меню; 
• франчайзи получают компенсацию; 
• управляющая компания Cofix получила инструмент по удержанию и мотивации сотрудников.